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Estructura Organizacional

La estructura organizacional es direccionado por:

LA NOTARIA,  es un funcionario público con estudios en derecho cuya intervención otorga carácter público a los documentos privados y los autoriza a tal fin con su firma. Es un testigo de fe que garantiza la legitimidad de los documentos en los que interviene y proporciona a los ciudadanos la seguridad jurídica en el ámbito extrajudicial. Está habilitado por las leyes y reglamentos para conferir fe pública de los contratos y actos extrajudiciales originados en el marco del derecho privado de naturaleza civil y mercantil, así como para informar y asesorar a los ciudadanos en actas públicas sobre hechos, cuestiones testamentarias y derecho hereditario, entre otros.

A su derecha se encuentra el ASISTENTE DE DESPACHO quien tiene funciones muy importantes siendo este el apoyo en el área jurídica de acuerdo a las instrucciones del jefe inmediato y las normas vigentes sobre los procesos que se desarrollan en la dependencia, quien tiene funciones muy importantes como:

  • Atención al usuario cuando lo requiera
  • Agenda de usuarios para hablar con la Notaria
  • Lleva la contabilidad y el manejo del TNS de la Notaria
  • Realizar el informe estadístico mensual.

 

De acuerdo a la estructura organizacional esta el ASESOR JURIDICO, quien debe tener amplios conocimientos en la Constitución Política de Colombia, y todo lo relacionado con actos notariales como Sucesiones, Divorcios, Matrimonios, Inventario Solemne de Bienes, Constitución de Patrimonio Inembargable, sus principales funciones son:

 

  • Asesor al usuario en cuanto a la documentación de cada acto notarial, de manera presencial, telefónicamente o virtual.
  • Recibir y revisar los documentos y datos para la elaboración de escrituras públicas que se ajustan a la normatividad vigente y de conformidad con los requisitos legales que estable el Decreto 960 de 1970.
  • Rendir concepto sobre la viabilidad al notario de un trámite notarial.
  • Asignar los tramite notariales a los protocolistas de acuerdo al formato de planeación de digitación de escrituras.

 

El  ASESOR JURIDICO, dirige a los  PROTOCOLISTAS , los cuales garantizan el apoyo a la dependencia jurídica, atención al público en general  de aquellos que solicitan el servicio notarial, brindando la información y orientación de manera oportuna exacta y clara a los usuario internos y externos de la notaria, sus principal funciones son:

 

  • Apoyo a la dependencia jurídica en la contestación y respuesta a los derechos de petición y acciones de tutelas incoadas a la Notaria.
  • Asesorar al usuario en cuanto a la documentación de cada acto notarial de manera presencial, telefónicamente o virtual.
  • Apoyo al área jurídica en cuando recibir los documentos y datos para la elaboración de escrituras públicas que se ajusten a la normatividad vigente.
  • Realizar las diferentes escrituras.

COORDINADOR DE TALENDO HUMANO, Dirige, planea , organiza y controla las actividades relacionadas con la administración del personal, contribuyendo al desarrollo integral y a la satisfacción de los trabajadores de Notaria, propiciando un excelente y adecuado clima organizacional. Sus principales funciones son:

 

  • Planear, diseñar y coordinar el plan anual de formación  y desarrollo de personal con base a competencias.
  • Coordinar y difundir las gestiones para llevar a cabo los cursos de capacitación formación y desarrollo para el personal de la notaria.
  • Coordinar con el notario el proceso de reclutamiento y selección de trabajadores conforme a los requerimientos de recursos humanos y perfiles de los puestos establecidos en la estructura organizacional de la notaria.
  • Llevar los archivos y registros de los procesos disciplinarios adelantados contra los trabajadores.

 

AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES, Realiza las tareas de manteamiento de aseo e higiene de las instalaciones de la notaria para mantenerlas para mantenerlas bajo un ambiente saneado y optimo para los usuarios y los trabajadores. Sus principales funciones son:

 

  • Realizar el aseo diario de todas las oficinas de la notaria.
  • Limpieza diaria de escritorios y teléfonos.
  • Limpieza de paredes de la notaria.
  • Atender a los usuarios de la mejor manera posible.

 

COORDINADOR DE ARCHIVO :Es el encargo de custodiar y garantizar la permanecía y durabilidad de los diferentes documentos que son archivados para prestar un servicio oportuno a los diferentes usuarios cuando soliciten información.  Sus principales funciones son:

 

  • Apoyar todos los procesos y procedimientos relacionados con la implementación y administración del programa del programa de gestión documental adoptado por la notaria.
  • Dirigir, coordinar y supervisar los procesos de registro, como organización y descripción de los protocolos bajo custodia de la notaria.
  • Establecer los mecanismos necesarios para salvaguardar los libros del protocolo notarial para su conservación indefinida.
  • Promover, organizar y coordinar programas de capacitación y actualización sobre archivo.

 

AUXILIAR DE REGISTRO CIVIL I, Garantiza una excelente asesoría al público en general que solicita el servicio notarial de registros civiles, velar por la calidad, legalidad y eficacia de los servicios prestados. Sus principales funciones son:

 

  • Atención al usuario de la mejor manera posible.
  • Digitar el libro de varios y tenerlo actualizado con toda la información y firmado por el despacho para perfeccionar cada acto.
  • Realizar informe mensual de los registros civiles.
  • Registrar los bebes y entregar estos registros en el menor tiempo posible pues son prioridad.

AUXILIAR DE REGISTRO II, Garantiza una excelente asesoría al público en general que solicita el servicio notarial de registros civiles, velar por la calidad y eficacia de los servicios prestados. Sus principales funciones son:

 

  • Capacitar al personal sobre el registro civil sobre el Decreto 1260 de 1970 y las demás normas que le adicionen o modifiquen hasta la fecha.
  • Revisar detenidamente los registros civiles de nacimiento a fin de prever errores aritméticos o legales.
  • Organizar las diferentes brigadas para que el protocolo se mantenga a cabalidad.
  • Verificar la salida e ingreso de los libros que están en empaste tal como lo ordena la ley.

 

 

 

 

 

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